Największy w Polsce system samoobsługi pracowniczej w PKN ORLEN

PKN ORLEN zdecydował się usprawnić obsługę procesów kadrowo-płacowych poprzez uruchomienie zaawansowanych rozwiązań samoobsługi pracowniczej w systemie SAP (SSE – SelfService). System ten opiera się na elektronicznej rejestracji wniosków, które zastąpiły dotychczas wykorzystywane papierowe formularze. Wdrożone w PKN ORLEN przez BCC rozwiązanie, z racji skali – liczby obsługiwanych rodzajów wniosków, liczby użytkowników, złożoności organizacji, a także ilości przetwarzanych wniosków – jest największym tego typu rozwiązaniem w Polsce.

 

Podstawowym celem wprowadzenia rozwiązań SelfService w PKN ORLEN było uproszczenie i przyspieszenie operacji HR poprzez umożliwienie samoobsługi pracownikom oraz odejście od papierowego obiegu dokumentów. Obecnie, po wdrożeniu Self Service, proces akceptacji wniosków jest w pełni zautomatyzowany. Wnioski przechodzą przez kolejne etapy akceptacji według skonfigurowanych w systemie ścieżek. Uwzględniane są wakaty na stanowiskach (przejście poziom wyżej), a także zastępstwa, system pozwala bowiem na wskazanie przez pracownika zastępcy do wystawiania i/lub akceptacji wniosków dla każdego z rodzajów wniosków. Oznacza to większą samodzielność pracowników, ich wgląd w informacje kadrowe, a także szybszą drogę akceptacji wniosków. W przypadku kadry kierowniczej zauważalne są ułatwienia w kierowaniu zespołami, a pracownicy Działu Zatrudnienia zostali odciążeni od żmudnej pracy administracyjno-biurowej.

 

System obejmuje ponad 20 typów wniosków. Z aplikacji korzysta kilka tysięcy osób – wszyscy użytkownicy komputerów w firmie. Pierwsze wnioski w wersji elektronicznej zostały wystawione w połowie stycznia br., a na początku października liczba dokumentów przetwarzanych w systemie przekroczyła 45 tysięcy. Największa liczba wniosków obsługiwanych przez system samoobsługi pracowniczej dotyczy spraw kadrowych, szczególnie urlopów, oraz wniosków związanych z wypłatą dodatkowego wynagrodzenia (ryczałtu urlopowego, zapłaty za nadgodziny, premii motywacyjnych).

„Już kilka miesięcy po uruchomieniu nowego rozwiązania można pokusić się o wyliczenie uzyskanych korzyści. Przetwarzanie dziesiątek tysięcy dokumentów w formie elektronicznej, a nie papierowej, umożliwia realne zarządzanie i ochronę danych osobowych naszych pracowników. Krótszy czas przetwarzania wniosków to wzrost satysfakcji pracowników. Ponadto według przyjętego w PKN ORLEN modelu każdy wnioskodawca może śledzić swój wniosek, oglądać komentarze i uwagi, przez co staje się uczestnikiem podejmowanych decyzji. Automatyzacja procesu łączy się nie tylko z lepszą jakością obsługi spraw, ale i z konkretnymi oszczędnościami. Oszczędzamy czas pracowników, kierowników, a także służb kadrowych i księgowych. A przecież czas to pieniądz” – podsumowuje Andrzej Kisielewski, Dyrektor Biura Personalnego PKN ORLEN.